E-Mail-Eingang einrichten

1. Öffne Workspace → Eingänge und klicke bei der Board-Adresse auf „Konfigurieren“.
2. Zuordnung: Lege fest, woraus Titel und Beschreibung entstehen, wer zuständig ist, in welche Gruppe die Aufgabe kommt und was mit Anhängen passiert.
3. Extraktion: Hole Bestell-, Rechnungs- oder Tracking-Nummern mit fertigen Mustern aus der Mail – oder lass Arc Spalten nach deiner Beschreibung ausfüllen. Unsichere Werte markiert Arc mit ⚠.
4. Verhalten: Antworten als Kommentar, Duplikate erkennen, Absender filtern, Eingangsbestätigung senden, Benachrichtigungen.
5. Mit „Mit letzter Mail testen“ siehst du vorab, was entstehen würde – ohne etwas anzulegen.

Mails von nicht erlaubten Absendern landen unter „Ungeprüft“. Admins können sie dort übernehmen oder verwerfen.

Im Ablauf-Editor gibt es den Auslöser „E-Mail eingegangen“. Du kannst ihn auf neue Aufgaben oder Antworten beschränken und nach Absender oder Betreff filtern. In späteren Schritten nutzt du {{trigger.absender}}, {{trigger.betreff}} und {{trigger.text}}.

Über „Beispiel-Abläufe“ im Konfigurations-Dialog legst du drei fertige Abläufe an. Sie starten ausgeschaltet, damit du sie zuerst prüfen kannst.

Der Auslöser „Neue Datei in Google Drive“ prüft einen Ordner alle 15 Minuten mit deinem Google-Konto. Füge die Ordner-Adresse ein; die ID wird automatisch übernommen.

Wichtig: Boardarc sieht nur Dateien, die über Boardarc angelegt oder ausgewählt wurden. Dateien, die du direkt in Drive hochlädst, lösen den Ablauf nicht aus.

Im Gmail-Add-on setzt „Board-Standard übernehmen“ dieselben Regeln für Titel, Felder und Extraktion wie beim E-Mail-Eingang des gewählten Boards.

Schreib uns über das Kontaktformular. Wir antworten selbst, in der Regel innerhalb eines Werktags.