Ablauf anlegen

Zwei Ebenen

Am Board findest du oben rechts den Button „Regeln“ (Zap-Symbol). Er öffnet einen Dialog mit drei Reitern: „Regeln (Anzahl)“, „Neue Regel“ und „Protokoll“. Diese einfachen Regeln haben genau einen Auslöser und eine oder mehrere Aktionen, ohne Bedingungen oder Verzweigungen.

Für mehrstufige Abläufe klickst du im selben Dialog auf die Karte „Ablauf-Builder öffnen“ (oder gehst direkt auf ein Board unter „/app/flows/…“). Das öffnet den visuellen Builder mit Drag-&-Drop-Schritten: Bedingungen, Verzweigungen, Warten, Freigaben, E-Mail, Chat, Shopify, Kalender, Arc.

Einen Überblick über alle Regeln im Workspace – über alle Boards hinweg – gibt die Seite „Abläufe“ in der Seitenleiste. Dort kannst du Arc bitten, eine Regel zu bauen, oder unter „Selbst bauen“ ein Board wählen und den einfachen Regel-Dialog direkt öffnen.

Einfache Regel anlegen

1. 1Öffne am Board oben rechts „Regeln“.
2. 2Wechsle zum Reiter „Neue Regel“ und vergib einen Namen.
3. 3Wähle unter „Wenn“ einen Auslöser: Aufgabe wird angelegt, Spalte ändert sich, Person wird zugewiesen oder Aufgabe wechselt die Gruppe.
4. 4Bei „Spalte ändert sich“ wählst du zusätzlich die Spalte und optional einen Zielwert („auf jeden Wert“ oder ein bestimmtes Label).
5. 5Füge unter „Dann“ eine oder mehrere Aktionen hinzu, z. B. Wert setzen, Person zuweisen, archivieren.
6. 6Die Regel ist sofort aktiv – im Reiter „Regeln“ steht sie mit einem Schalter, den du jederzeit aus- und einschalten kannst.

Vorlagen

Im Reiter „Regeln“ erscheinen passende Vorlagen, sobald dein Board eine Status- oder Prioritätsspalte mit einem „erledigt“-Label bzw. eine Personenspalte hat, z. B. „Erledigt archivieren“ oder „Neue Aufgabe startet im Backlog“. Ein Klick auf „Übernehmen“ legt die Regel direkt an.

Ablauf im Builder anlegen

1. 1Öffne „Ablauf-Builder öffnen“ oder in der Kopfzeile des Builders „+ Neuer Ablauf“.
2. 2Stelle links den Auslöser ein (siehe „Alle Auslöser“).
3. 3Ziehe rechts Schritte aus der Palette auf die Fläche oder klicke sie an – sie hängen sich automatisch an den zuletzt ausgewählten Schritt.
4. 4Verbinde Schritte per Drag zwischen den Anschlusspunkten, wenn du sie nicht automatisch anhängen lässt.
5. 5Klicke „Speichern“. Jede Speicherung erzeugt eine neue Version, sichtbar rechts unter „Versionen“, sobald kein Schritt ausgewählt ist.
6. 6Stelle den Schalter „Aktiv“ oben in der Kopfzeile ein, damit der Ablauf wirklich läuft.

Platzhalter

In Texten von Aktionen und Schritten kannst du Werte einsetzen, z. B. {{item.title}}, {{item.<spalten-id>}}, {{trigger.to}} oder {{vars.name}}. Je nach Auslöser gibt es weitere, z. B. {{trigger.absender}}, {{trigger.betreff}}, {{trigger.text}}, {{trigger.anhaenge}} bei E-Mail.

Versionen & Rückgängig

Jede gespeicherte Änderung eines Ablaufs erzeugt eine Version. Rechts unter „Versionen“ stellst du eine ältere Version wieder her – das legt sie erneut als aktuelle Version an.