ERP verbinden (Xentral)

Token in Xentral erstellen

1. 1Melde dich in Xentral als Admin an und öffne unten links Administration › Account-Einstellungen.
2. 2Wähle Developer Settings › Personal Access Tokens und klicke „+ Create Token“.
3. 3Gib als Namen „Boardarc“ ein, erstelle den Token und kopiere ihn sofort – Xentral zeigt ihn nur einmal.

Verbinden

1. 1Öffne in Boardarc Einstellungen › Workspace › Integrationen › „ERP (Xentral)“ (nur für Admins).
2. 2Klicke „Xentral“, trage deine Xentral-Adresse (z. B. https://deine-firma.xentral.biz) und den Token ein und klicke „Verbinden“.
3. 3Boardarc prüft die Verbindung und zeigt den Firmennamen. Der Token wird verschlüsselt gespeichert.
4. 4Klicke „Verknüpfung hinzufügen“, wähle Objekt (z. B. Aufträge), ein neues Board aus Vorlage oder ein bestehendes Board mit Mapping, den Zeitraum (30, 90, 365 Tage oder alles) und optional Status- oder Kundenfilter.

Was geht

Übernommen werden Aufträge, Kunden, Lieferanten, Artikel, Lagerbestände, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Retouren. Auftragspositionen erscheinen als Unteraufgaben.

Belege werden nach Status gruppiert: Angelegt, Freigegeben, Versendet, Abgeschlossen, Storniert. Ändert sich der Status in Xentral, wandert die Aufgabe in die passende Gruppe.

Boardarc gleicht alle 5 Minuten ab; „Jetzt abgleichen“ startet es sofort. Der Erst-Sync läuft im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige.

Auslöser in Abläufen: „ERP-Ereignis“ mit neuer Datensatz, Statuswechsel, Feld hat Wert, Bestand unter Mindestmenge und Rechnung überfällig. „Beispiel-Abläufe“ legt drei pausierte Vorlagen an.

Arc beantwortet Fragen zu den synchronisierten Daten, z. B. „Welche Aufträge sind seit 5 Tagen freigegeben, aber nicht versendet?“ oder „Wie viel Bestand hat Artikel X?“.

Andere Systeme mit JSON-Schnittstelle bindest du lesend als „Eigenes ERP“ an: Endpunkt und Feldpfade eintragen.

Rückschreiben

Standardmäßig ändert Boardarc nichts in Xentral.

Admins mit dem Recht „ERP schreiben“ können pro Spalte (Status, interne Notiz) Rückschreiben einschalten und müssen das bestätigen. Tags und Trackingnummern bleiben lesend.

Jede Rückschreibung steht mit Vorher/Nachher im Protokoll unten auf der ERP-Seite.

Fehlerbehebung

„Token ungültig“: neuen Token in Xentral erstellen und erneut verbinden.

Objekte, die nicht übernommen werden konnten, stehen unter „Fehler“ und werden automatisch erneut versucht; „Erneut versuchen“ startet es sofort.

Xentral erlaubt rund 100 Anfragen pro Minute – bei großen Erst-Syncs dauert es daher etwas länger.